事例集/技術解説 - 働き方改革

日本事務器では、「社員にとって最も働きやすい場所がオフィス」をテーマに、早い段階から(2015年から)オフィス改革に取り組んできました。

その時の仕事内容や、やりたい事を最も生産性高く行える場所を選べるよう、Steelcase 社の提唱する「5 Work Modes」をヒントに、目的別フリーアドレスのオフィスを採用しています。

上記の5 Work Modesの考え方をベースに、2020年度以降、さらなる工夫、改善を実施してきました

①働く環境の改善　（リアル）

オフィススペースの効率化

2021年本社オフィスでは、多様なワークスタイルを採用したことにより、オフィスフロアの一部縮小をしました。縮小とあわせて、部署毎に分けていたフロアの管轄を外し、どのフロアでも働ける形態に変えたことにより、さらに効率的に柔軟な働き方が可能となりました。

また、災害等の危機対応も兼ねて、各地の事業所が 複数箇所あるような分散オフィスについても、全国レベルで検討しています。

テレカンルーム

コロナ渦となり、Webミーティングを実施する機会が増えました。

そのため、音声漏れや会話内容の機密性などへの配慮として、テレフォンブースが数箇所設けられ、積極的に活用されています。

設置前

• 本来であれば、大人数で使う会議室を、Webミーティングを行うために一人で利用する人が増加し、非効率な状態が散見された
• 出社時、オフィスでWebミーティングをしたくても、会議室も予約でいっぱいで、周りに気を使わずに会議ができる場所がない状態

設置後

• 出社時、一人で会議室を取ることがなくなり、Webミーティングの際にテレカンルームを使う効率的な状態
• テレカンルームが採用されたことで、本来複数人で使用する会議室を1人で独占してしまうことがなくなったので、それぞれの会議を最適な場所で行うことができるようになった

会議室については、多数の種類(二人用、講演用、Webiner用など)を用意し、その時々の目的にあったものを選べるスタイルにしています。

在籍状況確認システム

各フロアに設置されているWi-FiのアクセスポイントにつながるiPhoneの台数をもとに、席がどれぐらい埋まっているかを表すサイトを社内に公開しています。

このサイトのおかげで、どのフロアで着席が可能かを一目で確認できます。

併せて、当社は全国各オフィスの映像をサイネージで共有しており、 自分のオフィスの窓の向こう側に各地のオフィスがあると感じられるようにしています。

• Apple watchの活用

  全社員にApple Watch、iPhoneを配布しています。

  外出の多い営業やエンジニアだけでなく、管理グループやコールセンターのオペレーターなど全員に配布しています。

  Apple Watchについては、下記のような「キラーアプリ」を乗せることで、全社員が「常に身に付けておきたくなるもの」のような位置付けを演出しています。

• 健康経営の推進

  Apple Watchを常に身につけ、健康のための新しい習慣により、従業員の健康の維持・増進と会社の生産性向上を目指しています。

• ”認証トークン”としての利用

  セキュリティドアの解錠やプリンタの認証キーとしてApple Watchを利用することにより、社内の設備やシステムで身近にDXを体感しています。

これにより社員が「常に通知を受け取れる（気づくことができる）」「常に操作ができる」業務端末になることを前提に業務設計の実現を目指しています。

(最近のNJCの社員は通知が届くとスマートフォンを手に取るのではなく、まずは手元のWatchを見るような習慣が根付きつつあります。)

2021年から、Apple Watch競争という名のもと、健康経営の推進を実施しています。これまでに全国から約400名の社員がこの競争に参加し、申請者が1週間の運動の記録を共有して競い合うことで、楽しく運動することができています。

NJCは、試行錯誤を繰り返し、より良い職場環境を目指して様々な取り組みにチャレンジを続けています。

「今日は大事なプレゼンなので、オフィスにしかないオンラインプレゼンツールを使用するために出社する」、「アイデアに行き詰まってブレインストーミングをする時に、便利な環境がオフィスにあるのでみんなで出社する」「今日は集中して資料を作成したいので、オフィスの集中ブースで仕事をしたい」など、それぞれの局面や状態によって「どうせこの仕事をするのであれば、出社して行いたい」と社員に思ってもらえるような環境を、いくつもオフィスに実装していきたいと考えています。