事例集/技術解説 - DX

2024年2月

弊社は、各企業のパートナーとして、パートナー先に常駐勤務することもあり、様々な場所にて社員が勤務しています。

管理部門が常駐先の社員も含めた全社員に対して確認を行いたい項目がある場合、勤務中の規則は常駐先に準拠し、各規則に抵触しないようセキュリティ上、十分な配慮も必要なことから、対応に苦慮や、負担が掛かっている部分がありました。

• メールでの確認はメール誤送信のセキュリティ事故発生を懸念しなければいけない
• 年末調整など書類提出が必要な場合は封筒による給与明細送付にあわせて、確認したい項目を紙にて送付し返送を依頼
• 常駐先にチームとして在籍している場合はチームリーダーが意見集約し管理部門へ報告

そこで、解決する手段として、簡単集計で済むような確認したい項目については、Google Formsを利用し、確認を行うようにいたしました。

確認事例：全社員が一堂に会して集まる忘年会の出欠確認

以前は管理部門もしくはチームリーダーが出欠の提出を催促したり、欠席の場合は欠席理由を都度確認したりする、といった、大変時間がかかるうえに対象者にとっても負担が掛かるものとなっていました。

Google Formsを利用するようになってからは、業務プロセスからチームリーダーは完全開放された上に、対象者は個人申告なのでチーム所属の場合はチームメンバーに気兼ねなく出欠と理由を申告できるようになりました。管理部門にとってもGoogle Formsでは回答形式がチェックボックス、ラジオボタン、プルダウン、記述式など、確認項目にあわせた適切な形式を選べるため、内容を的確に確認できる、回答内容も自動集計・グラフ化され一目で分かるようになることから負担の削減となっています。

年末調整に関しては他社製品を導入実施しWeb上からの報告へ切り替え、書類提出を不要といたしましたが、確認項目によっては簡易な内容はGoogle Formsの無料版を使用する等、目的と手段をうまく組み合わせて有料版・無料版システムを使い分けするのが肝要と考えます。