事例集/技術解説 - DX
クラウド型ワークフロー活用により、社内申請業務に関わる時間の短縮・効率化を実現！ 【株式会社システナ】
テレワーク推進により購買の申請業務を紙からデータへ。
自社開発の「Canbus.」はあらゆるデータの蓄積・活用が可能なクラウド型webデータベースですが、社内では主に開発部門で作成した全社向けの勤怠管理などの機能で使用しています。しかし昨今のコロナ禍によるテレワーク・時差出勤などによりオフィスに出社する人が少なくなり、回付書類の確認や押印対応等にこれまで以上に時間を要してしまうことが増えてきたため、部門内での活用を検討することになりました。
これまで多くのお客様の要望に対してフルカスタマイズで対応してきたCanbus.であれば、部門内独自のワークフローのシステム構築もできるのではないかと考え、社内の開発部門に相談し、購買申請業務のワークフロー化プロジェクトが立ち上がりました。
✔これまでの課題
- 担当者から購買部門へ必要書類をメールで提出
- 購買担当者は書類を印刷し、紙に直接押印
- 部門長へ書類回付
物理的に紙面にて回付を行い、押印を行っていました。
しかし
- テレワーク勤務により紙面の確認ができない
- 出社日にまとめて確認する
などタイムラグが発生し、また短納期で押印回付しなければいけない書類がすぐに対応できないなど業務影響が出始めてきてしまいました。
紙面でのやり取りをやめ、Googleドライブ上でのやり取りに切り替えましたが、以下の問題が新たに発生しました。
- ドライブに格納されている必要書類をダウロード
- 電子印を押印
- 押印されたデータを再アップロード
- 部門長へ依頼メールを送付
このように紙面でやり取りしていた工数から大きな変化はなく、むしろ対応手順としては紙面でやり取りしていたときより増えてしまい、Canbus.ワークフロー化が急務となりました。
システムリリース直後は担当者からの問い合わせが多く出ましたが、現在は特に大きな問題もなく活用することができています。
✔導入してみての効果
申請書類のフォーマットを変え、書類内への押印は不要にすることで、申請書類はGoogleドライブにアップロードし、確認するだけに変更しました。
押印はワークフロー内に組み込むことによって、無駄なダウンロード・アップロード作業を削減することができます。
また、作業フローや関係者確認コメントなどの進捗状況が一目でわかるようになったため、全体的な作業効率が向上し、作業工数を20％削減させることに成功しました。
運用後、利用者からの要望・意見も出てきているため、更なる効率化のためのアップデートをしていく予定です。
部門内活用のさらなる展開
初期構築では社内開発部門に依頼して構築をしてもらいましたが、Canbus.は部内担当者でも簡単にカスタマイズできるため、全体的なアップデートを図っていく事を計画しています。
購買申請業務では、各種データをExcelで管理しているが、Canbus.は単なるワークフローシステムではなくwebデータベースであるため、そのデータ自体をCanbus.で一元管理できるように計画を立てています。
また購買申請業務だけでなく、同じワークフローの仕組みを利用し、部内リーダー申請・任命の承認も同じCanbus.内にて運用開始しています。
これにより承認フローの統一化、書類の抜け漏れ防止、進捗状況の明確化など関係者の利便性が向上しており、Canbus.を活用することによりさらなる社員の生産性向上が期待できます。
サービス化も実現。
部門導入事例から本件を顧客向けにサービス化いたしました。昨今の状況下では同様の悩みをお持ちの企業様は増加傾向にあるため、ニーズに応えていけるようなオリジナル商材として展開しております。